Audits anlegen und planen

In den Audit-Bereichen können Sie als Ansprechpartner/-in des Audit-Bereichs über geplante und ungeplante Audits anlegen.

Geplante Audits anlegen

Wenn der zugehörige Auditjahresplan noch nicht freigegeben wurde, erstellen Sie Ihre geplanten Audits über die Transition Neues Audit anlegen.

Die Transition können Sie über die Weiteren Aktionen ausführen

Alternativ können Sie die Transition auch über den entsprechenden Schnelleinstieg in der Tab-Sicht Details Bereich ausführen.

Über das zugehörige Formular planen Sie das Audit vor und erfassen Grunddaten, wie z. B. Auditoren/-innen, auditierte Prozesse und andere Audit-Beteiligte.

Unterjähriges Audit anlegen

Wenn der zugehörige Auditjahresplan bereits freigegeben wurde, erstellen Sie Ihre unterjähriges Audits über den Schnelleinstieg Ungeplantes Audit ergänzen.

Über das zugehörige Formular planen Sie das unterjährige Audit vor und erfassen Grunddaten, wie z. B. Auditoren/-innen, auditierte Prozesse und andere Audit-Beteiligte.

Sobald Sie das ungeplante Audit angelegt haben, werden die zugewiesenen Auditor/-innen per E-Mail darüber informiert.

Feinplanung abschließen

Als Auditor/-in beginnen Sie mit der Feinplanung des Audits. In dieser Phase des Audits erfassen Sie Daten in folgenden Bereichen:

  • Auditkopfdaten und weitere Auditoren

  • Audit-Termine und -Dauer

  • Auditierte Prozesse und weitere Audit-Beteiligte

  • Zugehörige Dokumente

  • Auditumfang

  • Auditablauf

Die erfassten Daten werden in der Übersicht des Audits dargestellt.

Tipp: Die Schnelleinstiege Einstieg über Auditphasen zeigen Ihnen auf einem Audit mit der farblichen Hervorhebung an, welche Phasen des Audits bereits durchlaufen wurden und welche Schritte noch anstehen.

Wenn Sie die Details zur Audit-Planung über die entsprechenden Attribute erfasst haben, versionieren Sie das Audit, indem Sie die Transition Feinplanung abschließen ausführen und den Vorgang über das zugehörige Formular bestätigen.

Folgende Benutzer/-innen sind hierfür ausführungsberechtigt:

  • Auditoren/-innen

  • Mitglieder des Audit-Kernteams

  • Ansprechpartner/-innen des Audit-Bereichs

Die auditierten Personen werden per E-Mail über den Abschluss der Feinplanung informiert und per Link zum Audit in Aeneis eingeladen.

Auditeinladung erzeugen

Wenn die Feinplanung abgeschlossen ist, können Sie die Auditeinladung an die Audit-Beteiligten als Druckbericht erzeugen. Klicken Sie hierzu in den Weiteren Aktionen des Audits auf Auditagenda.