Compliance Manager

Mit dem Compliance Manager stellen Sie durch KI-gestützte und automatisch generierte Wissenstests sicher, dass Ihre Mitarbeiter geschäftskritische Prozesse und Vorgaben verstehen und korrekt umsetzen.

Funktionsweise des Compliance Managers

Für jedes freigegebene Objekt können Sie im Portal einen Compliance Check starten, entweder über den erweiterten Freigabe-Workflow oder ad hoc über die Weiteren Aktionen. Dabei definieren Sie die Rahmenbedingungen für die Tests, bestimmen die Testteilnehmer und hinterlegen organisatorische Informationen für spätere Auswertungen. Anschließend erstellt Aeneis mit Unterstützung von KI auf Basis Ihrer Vorgaben für jeden Teilnehmer einen maßgeschneiderten Compliance Test zu den Inhalten des Objekts, die für seine Rolle und Verantwortlichkeiten relevant sind.

Erst wenn der Teilnehmer den Compliance Test bestanden hat, gelten die relevanten Inhalte des Objekts als erfolgreich zur Kenntnis genommen. Der Compliance Check gilt als abgeschlossen, wenn alle Teilnehmer den Compliance Test erfolgreich absolviert haben. Hierbei dokumentiert Aeneis die Ergebnisse und die aktuellen Status der Compliance Checks und Tests jeweils in eigenen Detailsichten.

Typische Einsatzszenarien

Compliance Checks eignen sich z. B. für den Einsatz in folgenden Szenarien:

• Rollout Ihrer Prozesse und Vorgaben

• Neue Mitarbeiter einarbeiten

• Mitarbeiter können ihr Wissen auffrischen

• Mitarbeiter auf Audits und Zertifizierungen vorbereiten

Analyse und Steuerung über Compliance Manager App

Die separate Compliance Manager App unterstützt das Management und die Prozessverantwortlichen zusätzlich dabei, alle Compliance-Aktivitäten zu analysieren und zu steuern.

Die App bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:

Zentrale Überwachung: Verfolgen Sie Compliance Checks und Tests zentral nach.

Detaillierte Analyse: Nutzen Sie verschiedene Dashboards, um Compliance Checks und Tests aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu betrachten, wie z. B. Status, Compliance-Check-Typ oder Testsprache.

Identifikation von Schwachstellen: Identifizieren Sie schnell Bereiche mit niedrigen Erfolgsquoten und leiten Sie konkrete Verbesserungsmaßnahmen ein.

Compliance-Nachweise: Weisen Sie für Audits und Zertifizierungen nach, dass Ihre Mitarbeiter alle relevanten Vorgaben verstanden haben.

Voraussetzungen für den Einsatz des Compliance Managers

Um den Compliance Manager nutzen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Sie benötigen die Lizenz für den Compliance Manager.

• Ihr Azure-OpenAI-Service muss entsprechend eingerichtet sein.

• Sie benötigen AI-Credits.

Datenschutzrechtlicher Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die Ergebnisse der Mitarbeiter in den Compliance Tests durch bestimmte andere Benutzer eingesehen werden können. Dies kann als eine Form der Mitarbeiterüberwachung empfunden werden. Es liegt daher in der Verantwortung Ihrer Organisation, die Einführung und Nutzung des Compliance Managers im Vorfeld intern abzustimmen, die Mitarbeiter transparent zu informieren und, sofern erforderlich, deren Zustimmung einzuholen.