Risiko-Kontrollen

Für ein Risiko können Sie Kontrollen anlegen oder Sie können einem Risiko bereits angelegte Kontrollen zuweisen, die in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden, um das Risiko zu verhindern oder zu minimieren. Alle Stammdaten, die Sie für die Konfiguration der Kontrolle benötigen, sind unter den Stammdaten Kontrollen zu finden.

Sie haben die Möglichkeit beim Anlegen einer Kontrolle direkt anzugeben, dass automatisiert Aufgaben erstellt werden sollen. Wenn Sie im Anlegen-Dialog Kontrollaufgaben, Überwachungsaufgaben oder Reviewaufgaben konfigurieren, dann wird zu der eingestellten Frequenz automatisch eine entsprechende Aufgabe für die Kontrolle angelegt und der hinterlegten Person zugewiesen.

Arten:

In Aeneis gibt es standardmäßig zwei Arten von Kontrollen:

  • HQ Kontrolle: Headquarter-Kontrollen werden vom Headquarter (Konzernzentrale) vorgegeben. HQ Kontrollen gelten für jede Legal Entity (Niederlassung) des Unternehmens.

  • LE Kontrolle: Legal Entity Kontrollen werden von der Legal Entity (Rechtliche Einheit / Niederlassung) vorgegeben und gelten nur innerhalb dieser Rechtlichen Einheit. LE Kontrollen werden von einer HQ Kontrolle abgeleitet.

HQ Kontrolle anlegen

  1. Selektieren oder öffnen Sie das Risiko, für das Sie eine Kontrolle anlegen wollen

  2. Öffnen Sie das Kontextmenü und legen Sie eine HQ Kontrolle an:

  3. Konfigurieren Sie die HQ Kontrolle:

    Eigenschaft Beschreibung
    Kontrollinformation
    Bezeichnung Geben Sie hier die Bezeichnung der Kontrolle ein.
    Kontrollbeschreibung Geben Sie hier eine Beschreibung der Kontrolle ein.
    Kontrollverantwortung Wählen Sie hier den/die Verantwortliche/-n für die Kontrolle aus
    Kontrollfrequenz Wählen Sie hier aus, in welcher Frequenz die Kontrolle durchgeführt werden soll.
    Kontrolldetails
    Kontrollwirkung Wählen Sie hier die Kontrollwirkung aus.
    Kontrollumfang Wählen Sie hier aus, ob in der Kontrolle jedes Item kontrolliert werden soll oder nur stichprobenartig jedes n-te Item.
    Kontrolltyp Wählen Sie hier einen oder mehrere Kontrolltypen für die Kontrolle aus.
    Kontrollziel Wählen Sie hier aus, was mit der Kontrolle erreicht werden soll.
    Kontrollnachweis Geben Sie hier ein, wie der Kontrollnachweis erbracht werden soll.
    Automatisierung
    Automatisierungsgrad Wählen Sie hier aus, ob die Kontrolle automatisch, halbautomatisch oder manuell durchgeführt wird.
    Regelmäßige Kontrollaufgaben Wenn für die Durchführung der Kontrolle regelmäßig automatisiert Aufgaben erstellt werden sollen, füllen Sie die nachfolgenden Eigenschaften aus. Die Aufgabe wird dann zur eingestellten Frequenz automatisch erzeugt und dem/der Durchführenden zugewiesen.
    Kontrollaufgaben erforderlich Aktivieren Sie diese Option, wenn für die Durchführung der Kontrollaufgaben erforderlich sind.
    Kontrollaufgaben-Verantwortung Wählen Sie hier eine Person aus, die die Kontrolle durchführen soll und für diese verantwortlich ist.
    Startdatum Kontrollaufgaben Wählen Sie hier das Startdatum aus, wann die Kontrollaufgabe das erste mal durchgeführt werden soll.
    Bearbeitungszeitraum Kontrollaufgaben Wählen Sie hier aus, ob die Kontrollaufgabe sofort, innerhalb von 15 oder 30 Tagen bearbeitet werden soll.
    Überwachungsfrequenz Wählen Sie hier aus, in welcher Frequenz die Kontrollaufgabe durchgeführt werden soll.
    Regelmäßige Überwachungsaufgaben Wenn die Kontrollen regelmäßig überwacht und automatisiert Überwachungsaufgaben erstellt werden sollen, füllen Sie die nachfolgenden Eigenschaften aus. Die Aufgabe wird dann zur eingestellten Frequenz automatisch erzeugt und dem/der Durchführenden zugewiesen.
    Überwachungsaufgaben erforderlich Aktivieren Sie diese Option, wenn für die Durchführung der Kontrolle Überwachungsaufgaben erforderlich sind.
    Kontrollverantwortlicher Wählen Sie hier eine Person aus, die die Überwachungsaufgabe durchführen soll.
    Startdatum Überwachungsaufgaben Wählen Sie hier das Startdatum aus, wann oder ab wann die Überwachungsaufgabe das erste mal durchgeführt werden soll.
    Bearbeitungszeitraum Überwachungsaufgaben Wählen Sie hier aus, ob die Überwachungsaufgabe sofort, innerhalb von 15 oder 30 Tagen bearbeitet werden soll.
    Überwachungsfrequenz Wählen Sie hier aus, in welcher Frequenz die Überwachungsaufgabe durchgeführt werden soll.
    Regelmäßige Reviewaufgaben Wenn die Kontrolle regelmäßig reviewt und automatisiert Reviewaufgaben erstellt werden sollen, füllen Sie die nachfolgenden Eigenschaften aus. Die Reviewaufgabe wird dann zur eingestellten Frequenz automatisch erzeugt und dem/der Kontrollreviewer zugewiesen.
    Reviewaufgaben erforderlich Aktivieren Sie diese Option, wenn für die Durchführung der Kontrolle Reviewaufgaben erforderlich sind.
    Kontrollreviewer Wählen Sie hier eine Person aus, die die Reviewaufgabe durchführen soll.
    Startdatum Reviewaufgaben Wählen Sie hier das Startdatum aus, wann oder ab wann die Reviewaufgabe das erste mal durchgeführt werden soll.
    Bearbeitungszeitraum Reviewaufgaben Wählen Sie hier aus, ob die Reviewaufgabe sofort, innerhalb von 15 oder 30 Tagen bearbeitet werden soll.
    Reviewfrequenz Wählen Sie hier aus, in welcher Frequenz die Reviewaufgabe durchgeführt werden soll.

  4. Klicken Sie auf HQ Kontrolle anlegen

Ergebnis:

Die HQ Kontrolle ist angelegt. Wenn Sie Aufgaben konfiguriert haben, wird automatisch die erste Aufgabe zu der HQ Kontrolle angelegt, wenn das Startdatum der Kontrolle erreicht ist. Die Aufgabe wird dann zur eingestellten Frequenz immer wieder automatisch erzeugt und der entsprechenden Person zugewiesen. Die Verantwortlichen werden über ihre Benachrichtigungen im Portal und per E-Mail informiert.

Nächste Schritte:

Sobald Sie die HQ Kontrolle angelegt und konfiguriert haben, können Sie eine LE Kontrolle ableiten. Die LE Kontrolle basiert auf der HQ Kontrolle und spezifiziert die Kontrolle für die Rechtliche Einheit, für die die LE Kontrolle erzeugt wird.

LE Kontrolle ableiten

  1. Selektieren oder öffnen Sie eine HQ Kontrolle, von der Sie eine LE Kontrolle ableiten wollen

  2. Öffnen Sie das Kontextmenü und leiten Sie eine neue LE Kontrolle ab:

  3. Konfigurieren Sie die LE Kontrolle:

    Eigenschaft Beschreibung
    LE Kontrollinformation
    Legal Entity Hier ist die Legal Entity (Rechtliche Einheit) referenziert in der die LE Kontrolle angelegt wird. Hier können Sie weitere Rechtliche Einheiten referenzieren oder die referenzierten entfernen.
    Abgeleitet von Hier ist die HQ Kontrolle referenziert, von der die LE Kontrolle abgeleitet wird. Diese kann nicht bearbeitet werden.
    Kontrolliertes Risiko Hier ist das Risiko referenziert, für das die HQ und LE Kontrollen angelegt sind. Hier können Sie weitere Risiken referenzieren.
    Kontrollinformationen
    Bezeichnung Geben Sie hier die Bezeichnung der Kontrolle ein.
    Kontrollbeschreibung Geben Sie hier eine Beschreibung der Kontrolle ein.
    Verantwortung Wählen Sie hier den/die Verantwortliche/-n für die Kontrolle aus
    Kontrollfrequenz Wählen Sie hier aus, in welcher Frequenz die Kontrolle durchgeführt werden soll.
    Kontrolldetails
    Kontrollwirkung Wählen Sie hier die Kontrollwirkung aus.
    Kontrollumfang Wählen Sie hier aus, ob in der Kontrolle jedes Item kontrolliert werden soll oder nur stichprobenartig jedes n-te Item.
    Kontrolltyp Wählen Sie hier einen oder mehrere Kontrolltypen für die Kontrolle aus.
    Kontrollziel Wählen Sie hier aus, was mit der Kontrolle erreicht werden soll.
    Kontrollnachweis Geben Sie hier ein, wie der Kontrollnachweis erbracht werden soll.
    Automatisierung
    Automatisierungsgrad Wählen Sie hier aus, ob die Kontrolle automatisch, halbautomatisch oder manuell durchgeführt wird.
    Regelmäßige Kontrollaufgaben Wenn für die Durchführung der Kontrolle regelmäßig automatisiert Aufgaben erstellt werden sollen, füllen Sie die nachfolgenden Eigenschaften aus. Die Eigenschaften wurden aus der HQ Kontrolle übernommen und können wie oben beschrieben konfiguriert werden.
    Regelmäßige Überwachungsaufgaben Wenn die Kontrolle regelmäßig überwacht und automatisiert Überwachungsaufgaben erstellt werden sollen, füllen Sie die nachfolgenden Eigenschaften aus. Die Eigenschaften wurden aus der HQ Kontrolle übernommen und können wie oben beschrieben konfiguriert werden.
    Regelmäßige Reviewaufgaben Wenn die Kontrolle regelmäßig reviewt und automatisiert Reviewaufgaben erstellt werden sollen, füllen Sie die nachfolgenden Eigenschaften aus. Die Eigenschaften wurden aus der HQ Kontrolle übernommen und können wie oben beschrieben konfiguriert werden.

  4. Klicken Sie auf LE Kontrolle anlegen

Ergebnis:

Die Kontrolle ist angelegt. Wenn Sie Aufgaben konfiguriert haben, wird automatisch die erste Aufgabe zu der Kontrolle angelegt, wenn das Startdatum der Kontrolle erreicht ist. Die Aufgabe wird dann zur eingestellten Frequenz immer wieder automatisch erzeugt und der entsprechenden Person zugewiesen. Die Verantwortlichen werden über ihre Benachrichtigungen im Portal und per E-Mail informiert.