E-Mail-Benachrichtigungen zu Workflows

Zu einem Workflow können Sie E-Mail-Nachrichten individuell konfigurieren, um den Beteiligten bestimmte Informationen zum Workflow zu einem bestimmten Zeitpunkt zu senden. Hierfür konfigurieren Sie ein Abfrage-Job , der bestimmte Workflow-Attribute auswertet und eine E-Mail versendet, wenn eine definierte Bedingung eintrifft.

Beispiel: E-Mail-Benachrichtigungen können z. B. in folgenden Fällen versendet werden:

Die Benutzer/-innen, die die nächste Transition ausführen sollen, werden benachrichtigt. Ein Link zum Workflow im Portal wird mit einer Benachrichtigung versendet.
Bestimmte Benutzer/-innen oder Gruppen sollen über den aktuellen Fortschritt des Workflows informiert werden.
Bestimmte Benutzer/-innen sollen über die Aktionen informiert werden, die die jeweiligen Bearbeiter/-innen des Workflows durchgeführt haben.
Zur Archivierung werden E-Mail-Benachrichtigungen an ein bestimmtes E-Mail-Konto versendet.

E-Mail-Arten

Es gibt drei Arten von E-Mail-Benachrichtigungen:

E-Mail-Benachrichtigung	Beschreibung
Transitions-E-Mails (zur Transition)	Diese E-Mail konfigurieren Sie zu einer Transition. Die E-Mail wird versendet, wenn die Transition ausgeführt wurde. Beispiel: Eine E-Mail mit einem Link zum Workflow wird an den/die Bearbeiter/-in der nächsten Transition versendet.
Erinnerungs-E-Mails (zum Status)	Diese E-Mail erinnert den Empfänger zum Beispiel daran, eine Transition auszuführen. Hinweis: Im Gegensatz zur Eskalations-E-Mail, wird eine Erinnerungs-E-Mail nur einmal versendet.
Eskalations-E-Mails (zum Status)	Diese E-Mail verwenden Sie, um E-Mails vor oder nach dem Erreichen eines Zieldatums zu versenden. Sie können ein Intervall auswählen, nach dem die E-Mail-Nachricht wiederholt versendet wird.