Excel-Sync konfigurieren

Wenn Daten an Aeneis über eine Excel-Tabelle synchronisiert werden sollen oder Daten aus Aeneis in eine Excel-Tabelle und CSV-Dateien exportiert werden sollen, muss eine Synchronisationsinstanz angelegt und entsprechend konfiguriert werden. Für jede Synchronisationsinstanz kann entweder die Synchronisation oder der Export konfiguriert werden.

Voraussetzung: Für die Synchronisation von Daten aus einer Excel-Tabelle muss die Datei mit den Daten vorliegen. Pro Kategorie, die synchronisiert werden soll, muss in der Excel-Tabelle ein Arbeitsblatt angelegt sein. Für jedes Attribut der entsprechenden Kategorie, das synchronisiert werden soll, muss in der Excel-Tabelle im entsprechenden Arbeitsblatt eine Spalte angelegt sein.

Voraussetzung: Für den Export von Daten in eine Excel-Tabelle und in CSV-Dateien muss eine Vorlage einer Excel-Tabelle mit der Struktur vorliegen. Pro Kategorie, die exportiert werden soll, muss in der Excel-Tabelle ein Arbeitsblatt angelegt sein. Für jedes Attribut der entsprechenden Kategorie, das exportiert werden soll, muss in der Excel-Tabelle im entsprechenden Arbeitsblatt eine Spalte angelegt sein.

Konfiguration:

Wenn Sie eine Synchronisationsinstanz angelegt haben, wie unter Synchronisationsinstanz anlegen beschrieben, können Sie diese in den Eigenschaften weiter konfigurieren.

Eigenschaft	Beschreibung
Konfiguration
Trigger	In diesem Attribut können Sie einen Trigger hinterlegen, der steuert, wann die Synchronisation ausgeführt wird und die Daten aus dem Fremdsystem an Aeneis übertragen oder aus Aeneis exportiert werden.
Gruppe	Diese Eigenschaft ist für den internen Gebrauch, um Trigger und Jobs zu bündeln, und sollte nicht verändert werden!
Zeitmuster (Cron)	Hier können Sie ein Zeitmuster eintragen, das steuert, wann die Synchronisation automatisch ausgeführt wird. Siehe auch: Zeitmuster (Cron)
Aktiviert	Neu angelegte Synchronisationsinstanzen sind standardmäßig deaktiviert. Über diese Eigenschaft können Sie die Synchronisationsinstanz aktivieren.
Nachfolge Job	Hier können Sie Jobs miteinander verketten. Nachdem die Ausführung des Jobs abgeschlossen wurde, wird der Nachfolge-Job, der hier referenziert ist, unmittelbar ausgeführt. Hinweis: Wenn der Nachfolge-Job deaktiviert ist, wird er übersprungen und der nächste aktive Nachfolge-Job in der Verkettung wird ausgeführt. Hinweis: Nachfolge-Jobs benötigen keinen eigenen Trigger und kein eigenes Zeitmuster.
Excel-Tabelle
Dateiname	Hier ist der Pfad zur Datei eingetragen, die synchronisiert wird und wo die Dateien beim Export abgelegt werden, falls die Eigenschaft Export aktiviert ist.
Export	Über diese Eigenschaft können Sie steuern, ob die Daten aus Aeneis in eine Excel-Tabelle und CSV-Dateien exportiert werden sollen. Beim Export wird eine Excel-Tabelle mit allen Dateneinheiten in Arbeitsblättern (wie in der Vorlage definiert) und Daten aus Aeneis und zusätzlich für jede Dateneinheit eine CSV-Datei mit den Daten aus Aeneis exportiert.
Spaltenüberschriften exportieren	Über diese Eigenschaft können Sie steuern, ob beim Export die Spaltenüberschriften der Excel-Vorlage auch mit exportiert werden.
Trennzeichen Spalten (CSV)	Hier können Sie für den Export der CSV-Dateien ein anderes Trennzeichen für die Spalten definieren. Das Standard-Trennzeichen ist Semikolon (;).
Trennzeichen Werte (CSV)	Hier können Sie für den Export der CSV-Dateien ein anderes Trennzeichen zwischen den Werten einer Spalte/eines Attributs definieren. Das Standard-Trennzeichen ist Komma (,).
Encodierung (CSV)	Hier können Sie für den Export der CSV-Dateien eine andere Codierung definieren. Die Standard-Codierung ist UTF-8.
Datumsformat	Hier können Sie ein anderes Datumsformat definieren
Weitere Attribute
Log	Sobald eine Synchronisation ausgeführt wurde, erscheint in der Eigenschaft Log der Log-Eintrag der Synchronisation. Im Log-Eintrag wird angezeigt, ob die Synchronisation erfolgreich war und wie viele Objekte erstellt, aktualisiert, gemappt, entfernt, verschoben und gelöscht wurden.
Bezeichnung des Arbeitsblatts	Referenzieren Sie hier eine Kategorie aus Aeneis, mit der die Dateneinheit synchronisiert werden soll (z.B. die Kategorie Mitarbeiter, wenn Mitarbeiter/-innen synchronisiert werden sollen) oder deren Objekte exportiert werden sollen.
Schlüsselspalte	Hier können Sie eine Spalte im Fremdsystem wählen, die den Datensatz eindeutig identifiziert (Primärschlüssel). Die Feldbezeichnung setzt sich aus dem Namen der Dateneinheit und der Spaltennummer (beginnend bei 0) zusammen (z.B. Mitarbeiter_0). Wenn hier keine Schlüsselspalte ausgewählt wurde, wird die erste Spalte im Fremdsystem als Schlüsselspalte interpretiert. Hinweis: Die Schlüsselspalte in der Fremdsystem-Dateneinheit sollte vom Typ Zeichenkette sein. Die Schlüsselspalte muss den Datensatz eindeutig identifizieren. Schlüsselfelder müssen aus einer einzigen Spalte bestehen und dürfen nicht aus mehreren Schlüsseln zusammengesetzt werden.
Standard-ACL für neue Objekte	Definieren Sie hier die Zugriffskontrollliste, die für neu erstellte Objekte in Aeneis automatisch gesetzt wird.
ACL Feld (optional)	Über diese Eigenschaft können Sie einstellen, ob die ACL über die Synchronisation mit dem Fremdsystem gesetzt wird. Sind im Fremdsystem in einer Spalte IDs enthalten, die die ACLs einstellen, können Sie in dieser Eigenschaft die entsprechende Spalte zuordnen. Bei der Synchronisation wird die ACL über die Werte der hinterlegten Spalte befüllt.
Nicht mehr vorhandene Objekte löschen	Über diese Eigenschaft können Sie einstellen, dass Objekte, die zwischen zwei Synchronisationen im Fremdsystem gelöscht wurden, auch in Aeneis gelöscht werden. Ist diese Eigenschaft nicht aktiviert, werden die Objekte, die im Fremdsystem gelöscht wurden, in Aeneis nur als gelöscht markiert.
Neue Objekte erzeugen	Über diese Eigenschaft können Sie steuern, ob bei einer Synchronisation mit dem Fremdsystem neue Objekte in Aeneis erzeugt werden.
Version bei Löschungen erstellen	Über diese Eigenschaft können Sie einstellen, dass, wenn zwischen zwei Synchronisationen Objekte im Fremdsystem gelöscht wurden, in Aeneis vor der Synchronisation eine neue Version erstellt wird.
Version bei Änderungen erstellen	Über diese Eigenschaft können Sie einstellen, dass, wenn zwischen zwei Synchronisationen Objekte im Fremdsystem geändert wurden, in Aeneis nach der Synchronisation eine neue Version des Objekts erstellt und freigegeben wird.
Nicht referenzierte Objekte hier hinzufügen	Hier können Sie ein Objekt referenzieren, zu dem Objekte zugeordnet werden, die keinem anderen Objekt zugeordnet sind. Hier können nur Objekte referenziert werden, unter denen Objekte der entsprechenden Kategorie angelegt werden dürfen.
Trennzeichen Spalten (CSV)	Nur relevant für Web-Service-Synchronisationen.
Bezeichnung der Spalte (die Nummerierung der Spalten in Aeneis beginnt bei 0)	Referenzieren Sie in den Eigenschaften mit den Bezeichnungen der Spalten ein passendes Attribut der Kategorie, die für das Excel-Arbeitsblatt hinterlegt wurde. Bei der Synchronisation werden die Werte der Spalte aus dem Fremdsystem in das Attribut in Aeneis übertragen. Beim Export werden die Werte des Attributs in die Spalte in der Excel-Tabelle und der CSV-Datei geschrieben. Hinweis: Sie können hier erst ein Attribut referenzieren, wenn Sie eine Kategorie referenziert und bereits abgespeichert haben.
Verweist auf	Hier können Sie für Spalten mit einem Fremdschlüssel eine Dateneinheit auswählen, auf die die Spalte im Fremdsystem verweist (Relation). Die Spalte wird immer mit der Schlüsselspalte der ausgewählten Dateneinheit verknüpft.
Wert wenn als gelöscht markiert	Hier können Sie einen Wert hinterlegen, der in das Attribut geschrieben wird, wenn es bei einer Synchronisation als gelöscht markiert wird. Über diese Eigenschaft kann so ein Statusfeld gefüllt werden oder die Bezeichnung eines Objekts nach dem Löschen gesetzt werden.
Ausschließlich leere Attribute füllen	Über diese Eigenschaft können Sie einstellen, dass beim Synchronisieren nur Attribute befüllt werden, die noch leer sind.
Nur Referenzen zulassen	Über diese Eigenschaft können Sie einstellen, dass das Attribut in den Objekten der Kategorie nur referenziert wird und nicht hauptzugeordnet. Die Hauptzuordnung des Attributs findet dann im Objekt der Kategorie statt, die in der Eigenschaft Nicht referenzierte Objekte hier hinzufügen referenziert ist.
Objektdarstellung	Hier können Sie eine Objektdarstellung referenzieren, die die Ausgabe der Referenz bestimmt (z. B. Vorname Nachname oder Nachname, Vorname )