Dokumente und Dokumententypen

In Aeneis können Dokumente hinterlegt und verwaltet werden. Auf diese Weise können Dokumente, die wichtig sind für Prozessabläufe oder die interne Sicherheit, zentral bereitgestellt werden und mit anderen Objekten verknüpft werden.

Dokumenttypen:

• Dokument: Dokumente sind Objekte, in denen Sie eine Datei anhängen können, die außerhalb des Aeneis-Portals erstellt und gepflegt wird, wie beispielsweise ein PDF-Dokument. So können Sie Dateien ins Unternehmensmodell integrieren und dort managen und mit weiteren Portal-Inhalten verknüpfen. In der Ansicht eines Dokuments im Portal wird dessen Verknüpfung mit anderen Objekten in einem interaktiven Vernetzungsdiagramm dargestellt. Die Inhalte von Dokumenten werden in der Datei selbst außerhalb von Aeneis gepflegt. Externe Dateien können in Dokumenten in Aeneis entweder verlinkt oder hochgeladen werden.
  Aeneis Dokumente eignen sich besonders für sehr umfangreiche, bereits vorliegende und besonders formatierte Textdateien oder auch jegliche andere Dateien, die nur dem Dokument angehängt oder im Dokument verlinkt werden müssen.

Achtung: In Aeneis können standardmäßig Dateien von bis zu maximal 20 MB hochgeladen werden. Die maximale Dateigröße kann manuell angepasst werden, siehe Kapitel Datenbankobjekt und Eigenschaften.

• SmartDoc: SmartDocs sind interne Dokumente, die nur im Portal liegen und verfügbar sind. Die Inhalte von SmartDocs werden in Aeneis gepflegt und angezeigt. In SmartDocs können Sie SmartDoc-Kapitel anlegen und so die Kapitelstruktur aufbauen. Die Kapitelstruktur wird direkt im SmartDoc neben dem Inhalt im Bereich Inhaltsverzeichnis angezeigt. Die SmartDoc-Kapitel werden alle untereinander aufgelistet. Sie können zu den Kapitel entweder scrollen oder über das Inhaltsverzeichnis direkt hin navigieren. Beim Scrollen wird im Inhaltsverzeichnis immer das Kapitel hervorgehoben, das gerade angezeigt wird. SmartDoc-Kapitel können in Prozessen, Teilprozessen oder Aufgaben verknüpft werden, um z.B. die Umsetzung von Normen oder Compliance-Regelungen nachzuweisen.
  

  

  Hinweis: SmartDocs in Aeneis sind speziell dafür konzipiert, gelenkte, strukturierte Dokumente abzubilden, die für die Steuerung und Dokumentation von Prozessen relevant sind. (Wie z.B. Normen, Gesetzestexte, Kapitel von Normen, Compliance-Regelungen oder interne Handbücher).

  Achtung: SmartDocs sind kein Ersatz für Textverarbeitungsprogramme. Wenn Dokumente dennoch aus Textverarbeitungsprogrammen in Aeneis SmartDocs migriert werden sollen, müssen die Formatierungen entsprechend Nachbearbeitet werden. (Nicht alle Formatierungen können in SmartDocs abgebildet werden.)

  Wenn Sie Texte per Copy & Paste in ein SmartDoc-Kapitel einfügen, verwenden Sie hierfür die Tastenkombination STRG + Umschalt + V zum Einfügen ohne Formatierung.

  Wenn Sie Tabellen in ein SmartDoc-Kapitel einfügen, verwenden Sie die Tabellenfunktion im Aeneis Texteditor mit dem Stil default table.