Status und Transitionen des Standard-Aufgaben-Workflows

Die Transitionen des Standard-Aufgaben-Workflows können Sie je nachdem, ob Sie als Ersteller/-in, Umsetzungsverantwortliche/-r oder Prüfer/-in beteiligt sind, in folgenden Zuständen des Aufgabenobjekts (Status) ausführen:

• Aufgabe erstellen

• Aufgabe wartet auf Bearbeitung

• Aufgabe an Ersteller zurückgewiesen

• Aufgabe wartet auf Prüfung

• Aufgabe geprüft

• Aufgabe delegiert

Aufgabe erstellen

Per Klick auf Aufgabe anlegen in Meine Aufgaben starten Sie den Aufgaben-Worflow. In der Workflow-Maske bestimmen Sie Eigenschaften der Aufgabe, wie z. B. das Fälligkeitsdatum oder den organisatorischen Bezug und, wer für die Umsetzung verantwortlich ist. Neu angelegte Aufgaben haben den Status Aufgabe wartet auf Bearbeitung. Die Benutzer/-innen, denen Sie die Umsetzungsverantwortung übertragen haben, werden im Portal-Header und per E-Mail darüber informiert, dass ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen wurde.

Aufgabe wartet auf Bearbeitung

Wenn die Aufgabe den Status Aufgabe wartet auf Bearbeitung hat, können die Umsetzungsverantwortlichen und der/die Ersteller/-in entscheiden, wie mit der Aufgabe weiter verfahren wird. Hierbei haben sie mehrere Möglichkeiten:

• Aufgabe abschließen: Umsetzungsverantwortliche können die Aufgabe sofort umsetzen. Die Aufgabe bekommt den Status Aufgabe umgesetzt. Der/die Ersteller/-in wird per E-Mail informiert, dass die Aufgabe umgesetzt wurde.

• Aufgabe abbrechen: Umsetzungsverantwortliche können die Aufgabe abbrechen. Der Workflow wird nicht mehr weitergeführt. Die Aufgabe bekommt den Status Aufgabe abgebrochen. Der/die Ersteller/-in wird per E-Mail informiert, dass die Aufgabe abgebrochen wurde.

• Zur Prüfung weiterleiten: Umsetzungsverantwortliche können die Aufgabe an einen/-e oder mehrere Prüfer/-innen weiterleiten. Die Aufgabe bekommt den Status Aufgabe wartet auf Prüfung. Die Prüfer/-innen werden über den Portal-Header und per E-Mail informiert, dass ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen wurde.

  Hinweis: Die Prüfung einer allgemeinen Aufgabe können Sie Mitarbeiter/-innen, Rollen oder Benutzergruppen zuweisen.

  Siehe auch: Wie mit einer Aufgabe bei der Prüfung verfahren werden kann, ist weiter unten im Detail beschrieben.

• Aufgabe delegieren: Umsetzungsverantwortliche und der/die Ersteller/-in können die Umsetzungsverantwortung an einen/-e Mitarbeiter/-in, eine Rolle oder eine Benutzergruppe delegieren. Die Aufgabe bekommt den Status Aufgabe delegiert. Die neue Umsetzungsverantwortung wird per E-Mail und über den Portal-Header über die neue Aufgabe informiert. Zudem bekommt der/die Ersteller/-in eine Benachrichtigung über den Portal-Header.

  Siehe auch: Wie mit delegierten Aufgaben verfahren werden kann, ist weiter unten im Detail beschrieben.

• Aufgabe zurückweisen: Umsetzungsverantwortliche können die Aufgabe an den/die Ersteller/-in zurückweisen. Die Aufgabe bekommt den Status Aufgabe an Ersteller zurückgewiesen. Der/die Ersteller/-in wird über den Portal-Header und per E-Mail informiert, dass ihm/ihr eine neue Aufgabe zugewiesen wurde.

  Siehe auch: Wie der/die Ersteller/-in vorgehen kann, wenn die Aufgabe zurückgewiesen wurde, ist weiter unten im Detail beschrieben.

• Aufgabe mir zuweisen: Wenn die Umsetzungsverantwortung einer Benutzergruppe oder einer Rolle zugewiesen wurde, kann sich ein/-e Benutzer/-in, der/die für die Aufgabenumsetzung verantwortlich ist, die Aufgabe selbst zuweisen. Dieser/-e Benutzer/-in hat dann allen anderen zugewiesenen Ausführungsberechtigten die Ausführungsberechtigung entzogen. Der Status der Aufgabe bleibt Aufgabe wartet auf Bearbeitung.

• Aufgabe löschen: Der/die Ersteller/-in kann die Aufgabe wieder löschen. Gelöschte Aufgaben haben den Status Aufgabe gelöscht.

Aufgabe an Ersteller zurückgewiesen

Wenn Umsetzungsverantwortliche die Aufgabe an den/die Ersteller/-in zurückweisen, hat sie den Status Aufgabe an Ersteller zurückgewiesen. Der/die Ersteller/-in hat hier folgende Möglichkeiten:

• Aufgabe abschließen: Der/die Ersteller/-in kann die Aufgabe selbst abschließen. Die Aufgabe bekommt den Status Aufgabe umgesetzt. Der/die Ersteller/-in wird per E-Mail informiert, dass die Aufgabe umgesetzt wurde.

• Aufgabe delegieren: Der/die Ersteller/-in kann die Umsetzung der Aufgabe erneut einem/-r Benutzer/-in, einer Rolle oder einer Benutzergruppe zuweisen. Die Aufgabe bekommt den Status Aufgabe delegiert. Die neue Umsetzungsverantwortung wird per E-Mail und über den Portal-Header über die neue Aufgabe informiert.

  Siehe auch: Wie mit delegierten Aufgaben verfahren werden kann, ist weiter unten im Detail beschrieben.

• Aufgabe abbrechen: Der/die Ersteller/-in kann die Aufgabe abbrechen. Die Aufgabe bekommt den Status Aufgabe abgebrochen.

Aufgabe wartet auf Prüfung

Nachdem ein/-e Umsetzungsverantwortlicher/-e die Aufgabe zur Prüfung weitergeleitet hat, bekommt die Aufgabe den Status Aufgabe wartet auf Prüfung. Die Mitarbeiter/-innen, Rollen oder Benutzergruppen, die der Prüfung zugewiesen wurden, haben hier folgende Möglichkeiten:

• Prüfung abschließen: Wenn die Prüfung abgeschlossen wurde, bekommt die Aufgabe den Status Aufgabe geprüft. Von dort aus kann die Aufgabenumsetzung entscheiden, wie mit der Aufgabe weitet verfahren wird. Die Umsetzungsverantwortung und der/die Ersteller/-in werden per E-Mail darüber informiert, dass die Prüfung abgeschlossen wurde. Zusätzlich werden die Umsetzungsverantwortlichen über den Portal-Header über die neue Aufgabe informiert.

  Siehe auch: Wie mit einer erfolgreich geprüften Aufgabe verfahren werden kann, ist weiter unten im Detail beschrieben, da sie für mehrere Status relevant ist.

• Aufgabe ablehnen: Wenn der/die Prüfer/-in die Aufgabe ablehnt, wird der Workflow wird nicht mehr weitergeführt. Die Aufgabe bekommt den Status Aufgabe abgelehnt. Der/die Ersteller/-in wird per E-Mail informiert, dass die Aufgabe abgelehnt wurde.

• Prüfung mir zuweisen: Wenn die Prüfung einer Benutzergruppe oder einer Rolle zugewiesen wurde, kann sich ein/-e Benutzer/-in, der/die die Prüfung ausführen darf, die Prüfung selbst zuweisen. Dieser/-e Benutzer/-in hat dann allen anderen zugewiesenen Ausführungsberechtigten die Ausführungsberechtigung entzogen. Der Status der Aufgabe bleibt Aufgabe wartet auf Prüfung.

• Aufgabe delegieren: Prüfer/-innen können die Aufgabe wieder an die Umsetzungsverantwortung zurückgeben oder Umsetzungsverantwortliche ändern. Die Aufgabe bekommt den Status Aufgabe delegiert. Die neue Umsetzungsverantwortung wird per E-Mail und über den Portal-Header über die neue Aufgabe informiert. Zudem bekommt der/die Ersteller/-in eine Benachrichtigung über den Portal-Header.

  Siehe auch: Wie mit delegierten Aufgaben verfahren werden kann, ist weiter unten im Detail beschrieben.

Aufgabe geprüft

Wenn eine Aufgabe geprüft wurde, bekommt die Aufgabe den Status Aufgabe geprüft. Umsetzungsverantwortliche haben hier folgende Möglichkeiten:

• Aufgabe mir zuweisen: Wenn die Umsetzungsverantwortung einer Benutzergruppe oder einer Rolle zugewiesen wurde, kann sich ein/-e Benutzer/-in, der/die für die Aufgabenumsetzung verantwortlich ist, die Aufgabe selbst zuweisen. Dieser/-e Benutzer/-in hat dann allen anderen zugewiesenen Ausführungsberechtigten die Ausführungsberechtigung entzogen.
• Aufgabe abschließen: Umsetzungsverantwortliche können die Aufgabe umsetzen. Die Aufgabe bekommt den Status Aufgabe umgesetzt. Der/die Ersteller/-in wird per E-Mail informiert, dass die Aufgabe umgesetzt wurde.

• Aufgabe delegieren: Umsetzungsverantwortliche und der/die Ersteller/-in können die Umsetzungsverantwortung an einen/-e Mitarbeiter/-in, eine Rolle oder eine Benutzergruppe delegieren. Die Aufgabe bekommt den Status Aufgabe delegiert. Die neue Umsetzungsverantwortung wird per E-Mail und über den Portal-Header über die neue Aufgabe informiert. Zudem bekommt der/die Ersteller/-in eine Benachrichtigung über den Portal-Header.

  Siehe auch: Wie mit delegierten Aufgaben verfahren werden kann, ist weiter unten im Detail beschrieben.

• Aufgabe abbrechen: Umsetzungsverantwortliche können die Aufgabe abbrechen. Der Workflow wird nicht mehr weitergeführt. Die Aufgabe bekommt den Status Aufgabe abgebrochen. Der/die Ersteller/-in wird per E-Mail informiert, dass die Aufgabe abgebrochen wurde.

Aufgabe delegiert

Wenn eine Aufgabe delegiert wurde, haben die Delegierten und der/die Ersteller/-in mehrere Optionen, wie mit der Aufgabe weiter verfahren wird:

• Aufgabe mir zuweisen: Wenn die neue Umsetzungsverantwortung einer Benutzergruppe oder einer Rolle zugewiesen wurde, kann sich ein/-e Benutzer/-in, der/die für die Aufgabenumsetzung verantwortlich ist, die Aufgabe selbst zuweisen. Dieser/-e Benutzer/-in hat dann allen anderen zugewiesenen Ausführungsberechtigten die Ausführungsberechtigung entzogen. Der Status der Aufgabe bleibt Aufgabe wartet auf Bearbeitung.

• Zur Prüfung weiterleiten: Die neue Umsetzungsverantwortung kann die Aufgabe an einen/-e oder mehrere Prüfer/-innen weiterleiten. Die Aufgabe bekommt den Status Aufgabe wartet auf Prüfung. Die Prüfer/-innen werden über den Portal-Header und per E-Mail informiert, dass ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen wurde.

  Hinweis: Die Prüfung einer allgemeine Aufgabe können Sie Mitarbeiter/-innen, Rollen oder Benutzergruppen zuweisen.

  Siehe auch: Wie mit einer Aufgabe bei der Prüfung verfahren werden kann, ist weiter oben im Detail beschrieben.

• Aufgabe abschließen: Die neue Umsetzungsverantwortung kann die Aufgabe sofort umsetzen. Die Aufgabe bekommt den Status Aufgabe umgesetzt. Der/die Ersteller/-in wird per E-Mail informiert, dass die Aufgabe umgesetzt wurde.

• Aufgabe delegieren: Die Umsetzungsverantwortlichen und der/die Ersteller/-in können die Umsetzungsverantwortung an einen/-e Mitarbeiter/-in, eine Rolle oder eine Benutzergruppe delegieren. Die Aufgabe bekommt den Status Aufgabe delegiert. Die neue Umsetzungsverantwortung wird per E-Mail und über den Portal-Header über die neue Aufgabe informiert. Zudem bekommt der/die Ersteller/-in eine Benachrichtigung über den Portal-Header.

• Aufgabe zurückweisen: Die neue Umsetzungsverantwortung kann die Aufgabe an den/die Ersteller/-in zurückweisen. Die Aufgabe bekommt den Status Aufgabe an Ersteller zurückgewiesen. Der/die Ersteller/-in wird über den Portal-Header und per E-Mail informiert, dass ihm/ihr eine neue Aufgabe zugewiesen wurde.

  Siehe auch: Wie der/die Ersteller/-in vorgehen kann, wenn die Aufgabe zurückgewiesen wurde, ist weiter oben im Detail beschrieben.

• Aufgabe abbrechen: Die neue Umsetzungsverantwortung kann die Aufgabe abbrechen. Der Workflow wird nicht mehr weitergeführt. Die Aufgabe bekommt den Status Aufgabe abgebrochen. Der/die Ersteller/-in wird per E-Mail informiert, dass die Aufgabe abgebrochen wurde.

• Aufgabe löschen: Der/die Ersteller/-in kann wieder eingreifen und die Aufgabe löschen. Die Aufgabe bekommt den Status Aufgabe gelöscht.