SharePoint-Schnittstelle

Die SharePoint-Schnittstelle ist eine Zusatzkomponente, mit der Sie Daten zwischen Aeneis und dem Dokumentenmanagement-System (DMS) von Microsoft SharePoint austauschen und synchronisieren können.

Funktionsumfang

Die SharePoint-Schnittstelle bietet folgenden Funktionsumfang:

  • Einzelne Dokumente und ganze Dokumentenbibliotheken, die in SharePoint liegen, können an Aeneis übertragen werden. Dort können die Dokumente, wie z. B. Aufgaben oder Prozessen referenziert werden.

    Hinweis: Die Authentifizierung und Berechtigungsprüfung beim Öffnen referenzierter Dokumente aus SharePoint erfolgt automatisch im Hintergrund über Single-Sign-On (SSO).

  • Listen, die in SharePoint liegen, können an Aeneis übertragen werden.

  • Aeneis-Objekte können an SharePoint übertragen werden. Welche Objekte und Attribute übertragen werden, kann beliebig konfiguriert werden. Die Objekte werden in SharePoint in einer Liste gespeichert und können über einen Link direkt im BPM-Portal geöffnet werden.

  • Übertragene Objekte und Attribute können in SharePoint indexiert und so in die SharePoint-Suche integriert werden.

  • Die Synchronisation der Daten kann manuell ausgeführt oder automatisch in bestimmten Zeitintervallen konfiguriert werden.

  • Für die Synchronisation von Dokumenten und Listen kann eingestellt werden, welche Versionen oder Status übertragen werden sollen.

Anwendungsfall - Versionsbasierter Zugriff auf SharePoint-Dokumente

Das folgende Beispiel verdeutlicht, wie der Zugriff auf bestimmte Versionen eines SharePoint-Dokuments in Aeneis über die Sichtberechtigungen eines Benutzers auf ein Modellobjekt gesteuert werden kann.

Versionierung des SharePoint-Dokuments:

In SharePoint wird ein Angebotsformular im ersten Quartal des Jahres mit dem Versionsstand V1 freigegeben. Im zweiten Quartal wird das Dokument überarbeitet und mit dem Versionsstand V2 freigegeben.

Versionierung des Prozesses:

In Aeneis ist dieses Angebotsformular in einem Prozess referenziert. Der Prozess wurde zum letzten Mal im ersten Quartal versioniert. Die Arbeitskopie des Prozesses wurde anschließend fortgeführt.

Sichtberechtigungen auf Versionen:

Da bei der letzten Versionierung des Prozesses im ersten Quartal V2 des Angebotsformulars noch nicht freigegeben war, kann V2 nur von Benutzern angesehen werden, die eine Sichtberechtigung auf die Arbeitskopie haben.

Beispiel: Der Modellierer mit Schreibrechten auf die Arbeitskopie des Prozesses öffnet über Aeneis das Angebotsformular. Er sieht die aktuell freigegebene V2 des Dokuments. Der Fachbereichsmitarbeiter, der die Arbeitskopie des Prozesses nicht sehen kann, sieht lediglich V1 des Angebotsformulars, wenn er das Dokument in Aeneis öffnet.