Dokument bearbeiten

Dokumente können Sie auf verschiedene Weisen bearbeiten. In Dokumenten können Sie die Inhalte oder die Metadaten und Eigenschaften anpassen.

Inhalt bearbeiten:

Die Inhalte von SmartDocs können Sie direkt im Portal über SmartEdit bearbeiten.

Die Inhalte von Dokumenten werden in der hinterlegten Datei bearbeitet und gepflegt. In Dokumenten können Sie direkt Dateien hochladen, wobei eine Kopie der Originaldatei hochgeladen wird. Wenn der Inhalt der Datei bearbeitet wird, muss die Datei ersetzt, also erneut hochgeladen werden. Wird hingegen in einem Dokument der Pfad zu einer Datei angegeben, die auf dem Server oder im Internet abgelegt ist, muss das Dokument in Aeneis nicht angepasst werden. Ausnahme ist, wenn die Bezeichnung der Datei angepasst wird, dann muss der Dateiname im Verzeichnis, das im Dokument angegeben ist, angepasst werden.

Hinweis:  

WebDAV: Ist in einer Datenbank WebDAV aktiviert und in einem Dokument eine Microsoft Office-Datei angehängt, kann diese direkt im Microsoft Office-Programm bearbeitet und abgespeichert werden, ohne diese erneut hochladen zu müssen. Beim Speichern der Änderungen werden diese direkt in die Aeneis-Datenbank geladen. Voraussetzung ist, der Startparameter -Daeneis.webdav.enabled=true ist gesetzt.

Metadaten und Eigenschaften bearbeiten:

Die Metadaten und Eigenschaften von Dokumenten werden im Portal angezeigt und können dort auch direkt über SmartEdit bearbeitet werden.

Ausführbare Aktionen:

In Dokumenten können Sie, je nach Typ und Berechtigung, über das Kontextmenü verschiedene Aktionen ausführen:

  • Bearbeiten: Über diese Aktion öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die wichtigsten Metadaten des Dokuments bearbeiten können.

  • Löschen: Über die Aktion Löschen wird das Dokument direkt und komplett gelöscht.

  • Version erstellen oder Schnellfreigabe: Über diese beiden Aktionen können Sie das Dokument freigeben und eine neue Version erstellen. Mehr über Freigaben unter Versionierung im Standard-Freigabeworkflow.

  • Archivieren oder Archivierung starten: Über Archivieren ändert sich der Status des Dokuments auf archiviert. Über Archivierung starten wird das Dokument ins Archiv verschoben. Im nächsten Schritt kann die Archivierung abgeschlossen werden.