Aufgabenmanagement

Im Aufgabenmanagement im Portal können verschiedene Aufgaben angelegt und Benutzer/-innen zugewiesen werden. Im Bereich Meine Aufgaben finden Sie ein Dashboard mit Filterfunktion mit all Ihren Aufgaben im Portal.

Sobald sich in Ihren Aufgaben etwas ändert oder Ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen wird, werden Sie über Ihre Benachrichtigungen (in der Menüleiste) informiert:

Workflow:

• Aufgabe anlegen: Der Aufgaben-Workflow startet mit der Aktion Aufgabe anlegen. Wenn Sie eine Aufgabe anlegen, können Sie diese einer/einem Benutzer/-in zuweisen, der/die für die Aufgabenumsetzung verantwortlich ist. Eine erstellte Aufgabe kann über das Kontextmenü abgearbeitet werden. Neu angelegte Aufgaben haben den Status Aufgabe wartet auf Bearbeitung. Die Standard-Vorgehensweise ist, dass die Aufgabe anschließend von der Aufgabenumsetzung zur Prüfung weitergeleitet wird. Die Aufgabenumsetzung hat zusätzlich die Möglichkeit die Aufgabe direkt abzuschließen, die Aufgabe zu delegieren, die Aufgabe zurückzuweisen oder die Aufgabe abzubrechen. Der/die Ersteller/-in hat die Möglichkeit, die Aufgabe sich selbst zuzuweisen oder die Aufgabe zu löschen.

• Zur Prüfung weiterleiten: Wenn Sie die Aufgabe zur Prüfung weiterleiten, können Sie eine/-n Benutzer/-in als Aufgabenprüfung zuweisen. Die Aufgabenprüfung bekommt dann eine Benachrichtigung und die Aufgabe zur Prüfung zugewiesen. Aufgaben, die zur Prüfung weitergeleitet wurden, haben den Status Aufgabe wartet auf Prüfung. Die Standard-Vorgehensweise ist dann, dass die Prüfung von der zugewiesenen Aufgabenprüfung abgeschlossen wird. Die Aufgabenprüfung hat zusätzlich die Möglichkeit die Aufgabe abzulehnen oder die Aufgabe zu delegieren. Wenn als Aufgabenprüfung eine Benutzergruppe eingetragen wurde, kann eine/r der Benutzer/-innen zusätzlich sich selbst die Prüfunf zuweisen.

• Prüfung abschließen: Wenn eine Aufgabe zur Prüfung weitergeleitet wurde, kann die zugewiesene Aufgabenprüfung die Prüfung abschließen. Wenn die Prüfung abgeschlossen wird, bekommt die Aufgabenumsetzung eine Benachrichtigung. Aufgaben, deren Prüfung abgeschlossen wurde, haben den Status Aufgabe geprüft. Die Standard-Vorgehensweise ist dann, dass die Aufgabenumsetzung die Aufgabe abschließt. Die Aufgabenprüfung hat aber auch die Möglichkeit die Aufgabe zu delegieren oder die Aufgabe abzubrechen. Wenn als Aufgabenprüfung eine Benutzergruppe eingetragen wurde, kann eine/r der Benutzer/-innen zusätzlich sich selbst die Aufgabe zuweisen.

• Aufgabe abschließen: Eine Aufgabe kann nach der Erstellung oder Prüfung abgeschlossen werden. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen wird, bekommt der/die Ersteller/-in eine Benachrichtigung. Abgeschlossene Aufgaben haben den Status Aufgabe umgesetzt.

• Prüfung mir zuweisen: Wenn eine Aufgabe zur Prüfung an eine Benutzergruppe weitergeleitet wurde, kann eine/r der Benutzer/-innen die Prüfung sich selbst zuweisen. Die Person, die sich selbst die Prüfung zuweist, wird dann als Aufgabenprüfung eingetragen.

• Aufgabe ablehnen: Wenn eine Aufgabe zur Prüfung weitergeleitet oder zurückgewiesen wurde, kann die entsprechende Person die Aufgabe ablehnen. Abgelehnte Aufgaben haben den Status Aufgabe abgelehnt. Wenn eine Aufgabe abgelehnt wurde, kann der/die Ersteller/-in die Aufgabe im Aufgaben-Dashboard in der Aufgabenverfolgung sehen.

• Aufgabe delegieren: Eine Aufgabe kann nach der Erstellung oder Prüfung an eine andere Person delegiert werden. Wenn eine Aufgabe delegiert wird, bekommt die Person, an die die Aufgabe delegiert wurde, eine Benachrichtigung und wird als Aufgabenumsetzung zugewiesen. Delegierte Aufgaben haben den Status Aufgabe wartet auf Bearbeitung. Die Aufgabenumsetzung hat dann die Möglichkeit, die Aufgabe zur Prüfung weiterzuleiten, die Aufgabe abzuschließen, die Aufgabe zu delegieren, die Aufgabe zurückzuweisen oder die Aufgabe abzubrechen.

• Aufgabe mir zuweisen: Wenn eine Aufgabe einer Benutzergruppe zur Umsetzung zugewiesen wurde, kann eine/r der Benutzer/-innen sich selbst die Aufgabe zuweisen. Die Person, die sich selbst die Aufgabe zuweist, wird dann als Aufgabenumsetzung eingetragen.

• Aufgabe zurückweisen: Wenn eine Aufgabe einer Person zugewiesen wurde, kann diese Person die Aufgabe zurückweisen. Wenn eine Aufgabe zurückgewiesen wird, wird sie immer an den/die Ersteller/-in der Aufgabe zurückgewiesen und bekommt den Status Aufgabe an Ersteller zurückgewiesen. Der/die Ersteller/-in hat dann die Möglichkeit die Aufgabe abzuschließen, zu delegieren oder abzubrechen.

• Aufgabe abbrechen: Wenn eine Aufgabe angelegt, geprüft oder zurückgewiesen wurde, kann die Aufgabe abgebrochen werden. Abgebrochene Aufgaben haben den Status Aufgabe abgebrochen. Wenn eine Aufgabe abgebrochen wurde, kann der/die Ersteller/-in die Aufgabe im Aufgaben-Dashboard in der Aufgabenverfolgung sehen.

• Aufgabe löschen: Wenn eine Aufgabe angelegt wurde, kann die Aufgabe vom Ersteller wieder gelöscht werden. Gelöschte Aufgaben haben den Status Aufgabe gelöscht.