Vertretung einrichten

Wenn Sie abwesend sind oder ein Kollege dauerhaft Ihre Workflow-Transitionen übernehmen darf, können Sie über die Benutzereinstellungen unter Meine Vertretung eine Vertretungsregel erstellen. Dort bestimmen Sie, wer Sie, inwiefern vertritt.

Anleitung:

1. Öffnen Sie die Benutzereinstellungen im Portal-Header

   Siehe auch: Benutzereinstellungen

2. Klicken Sie unter Meine Vertretung auf Neue Vertretungsregel erstellen:

   

3. Definieren Sie die Vertretungsregel im Dialog Neue Vertretungsregel erstellen:

   

   Eigenschaft	Beschreibung
   Beschreibung der Vertretung	Hier können Sie eine Beschreibung zur Vertretung hinterlegen.
   Vertretung durch	Hier weisen Sie Ihren Vertreter zu. Hinweis: Sie können nur einen einzigen Vertreter zuweisen. Hinweis: Standardmäßig können Sie hier einen Mitarbeiter auswählen.
   Kann Abwesenheit setzen	Schalter auf Ja: Auch Ihr Vertreter darf Sie auf abwesend setzen. Beispiel: Wenn Sie krank und daher Ihre Abwesenheit nicht selbst setzen können, darf Ihr Vertreter Ihren Anwesenheitsstatus ändern. Siehe auch: Abwesenheit als Vertreter setzen Schalter auf Nein: Nur Sie oder ein Administrator kann Ihre Abwesenheit setzen. Siehe auch: Abwesenheit und Vertretung als Administrator setzen
   Delegation	Schalter auf Ja: Ihr Vertreter darf Workflow-Transitionen auch dann für Sie ausführen, wenn Sie anwesend sind. Schalter auf Nein: Ihr Vertreter darf Workflow-Transitionen nur dann für Sie ausführen, wenn Sie abwesend sind.

4. Klicken Sie auf Speichern

Ergebnisse:

• Ihr Vertreter darf gemäß Vertretungsregel Workflow-Transitionen, für die Sie zugewiesen wurden, ausführen.

• Andere Benutzer können im Objektformat des Mitarbeiters sehen, wer seine Vertretung ist.

• Der Vertreter bekommt eine E-Mail, in der er über die Vertretung informiert wird.

• Im Portal des Vertreters erscheint nach dem Login rechts unten ein Hinweistext, in dem er über die Vertretung informiert wird:

  

• Der Vertreter sieht die Workflow-Transitionen, die er stellvertretend ausführen darf, im Dashboard Meine Aufgaben.

• Der Vertreter sieht in seinen Benutzereinstellungen unter Ich vertrete Details zu seiner Vertretung:

  

• In den Benutzereinstellungen sehen Sie unter Meine Vertretung Details zu Ihrer Vertretungsregel: