Vertretung einrichten

Wenn Sie abwesend sind oder ein/-e Kollege/-in dauerhaft Ihre Workflow-Transitionen übernehmen darf, können Sie über die Benutzereinstellungen unter Meine Vertretung eine Vertretungsregel erstellen. Dort bestimmen Sie, wer Sie, inwiefern vertritt.

Anleitung:

1. Öffnen Sie die Benutzereinstellungen im Portal-Header

   Siehe auch: Benutzereinstellungen

2. Klicken Sie unter Meine Vertretung auf Neue Vertretungsregel erstellen:

   

3. Definieren Sie die Vertretungsregel im Dialog Neue Vertretungsregel erstellen:

   

   Eigenschaft	Beschreibung
   Beschreibung der Vertretung	Hier können Sie eine Beschreibung zur Vertretung hinterlegen.
   Vertretung durch	Hier weisen Sie Ihren/-e Vertreter/-in zu. Hinweis: Sie können nur einen/-e einzigen/-e Vertreter/-in zuweisen. Hinweis: Standardmäßig können Sie hier einen/-e Mitarbeiter/-in auswählen.
   Kann Abwesenheit setzen	Schalter auf Ja: Auch Ihr/-e Vertreter/-in darf Sie auf abwesend setzen. Beispiel: Wenn Sie krank und daher Ihre Abwesenheit nicht selbst setzen können, darf Ihr/-e Vertreter/-in Ihren Anwesenheitsstatus ändern. Siehe auch: Abwesenheit als Vertreter/-in setzen Schalter auf Nein: Nur Sie oder ein/-e Administrator/-in kann Ihre Abwesenheit setzen. Siehe auch: Abwesenheit und Vertretung als Administrator/-in setzen
   Delegation	Schalter auf Ja: Ihr/-e Vertreter/-in darf Workflow-Transitionen auch dann für Sie ausführen, wenn Sie anwesend sind. Schalter auf Nein: Ihr/-e Vertreter/-in darf Workflow-Transitionen nur dann für Sie ausführen, wenn Sie abwesend sind.

4. Klicken Sie auf Speichern

Ergebnisse:

• Ihr/-e Vertreter/-in darf gemäß Vertretungsregel Workflow-Transitionen, für die Sie zugewiesen wurden, ausführen.

• Andere Benutzer/-innen können im Objektformat des/der Mitarbeiters/-in sehen, wer seine/ihre Vertretung ist.

• Der/die Vertreter/-in bekommt eine E-Mail, in der er/sie über die Vertretung informiert wird.

• Im Portal des/der Vertreters/-in erscheint nach dem Login rechts unten ein Hinweistext, in dem er/sie über die Vertretung informiert wird:

  

• Der/die Vertreter/-in sieht die Workflow-Transitionen, die er/sie stellvertretend ausführen darf, im Dashboard Meine Aufgaben.

• Der/die Vertreter/-in sieht in seinen Benutzereinstellung unter Ich vertrete Details zu seiner Vertretung:

  

• In den Benutzereinstellungen sehen Sie unter Meine Vertretung Details zu Ihrer Vertretungsregel: