IMS (Integriertes Management-System)

Das Portal verfügt standardmäßig über ein prozessorientiertes IMS (integriertes Management-System), in der Sie die Handbücher zu den Management-Systemen Ihrer Organisation harmonisieren können. Ziel des IMS ist es, nach einem einheitlichen Schema die normativen Anforderungen der einzelnen Management-Systeme zu erfüllen und so Mehrfachaufwände, z. B. bei Audits, zu eliminieren.

Hinweis: Standardmäßig können diesen Bereich nur Benutzer/-innen der Gruppe UsersManagers und Administratoren sehen.

Tipp: Um das IMS effektiv zu nutzen, empfehlen wir den zusätzlichen Einsatz unserer Apps für Management-Systeme.

Mit dem IMS in Aeneis können Sie unter Berücksichtigung der jeweils gültigen Normen beispielsweise folgende Management-Systeme vereinen:

Qualitätsmanagement gemäß ISO 9001
Arbeits- und Gesundheitsschutz gemäß ISO 45001
Umweltmanagement gemäß 14001
Compliance gemäß ISO 37301
Informationssicherheit gemäß ISO 27001
Krisen- oder Notfallmanagement gemäß ISO 22301
Risikomanagement gemäß ISO 31000
usw.

Beispiel: Ebenso können Sie branchenspezifische Normen in Ihr IMS aufnehmen, wie z. B. IATF 16949 (Automobilindustrie) oder EN/AS 9100 (Luftfahrt).

Um zu veranschaulichen, wie Ihre Organisation die normativen Anforderungen an ihre Management-Systeme erfüllt und IMS-relevante Normen anwendet, stehen Ihnen in der Navigation des Portals unter BPM Reports folgende Bereiche zur Verfügung:

IMS High Level Structure
High Level Matrix

IMS High Level Structure

Die IMS High Level Structure (HLS) in Aeneis ist das Management-Handbuch, in dem Sie beschreiben, wie Sie die Anforderungen erfüllen, die Normen an Ihre Management-Systeme stellen:

Der Aufbau der HLS wird durch die International Organization for Standardization (ISO) vorgegeben. Diese einheitliche Grundstruktur können Sie in Aeneis übergreifend für alle Management-Systeme verwenden:

Einleitung
Anwendungsbereich
Normative Verweisungen
Begriffe und Definitionen
Kontext der Organisation
Führung
Planung
Unterstützung
Betrieb
Bewertung der Leistung
Verbesserung

Hinweis: Die Bezeichnungen und Anzahl der Unterkapitel, die in den einzelnen Normen festgelegt sind, unterscheiden sich je nach Themenfeld. Die Kapitelstruktur sollte je nach normativer Anforderung der Management-Systeme angepasst werden.

Bei der HLS handelt es sich in Aeneis um ein SmartDoc. Dies bedeutet, Sie können die Struktur des Handbuchs an die normativen Anforderungen Ihrer Management-Systeme anpassen. Über SmartEdit können Sie zudem den Inhalt der einzelnen Handbuch-Kapitel erstellen und bearbeiten.

Beispiel: Beschreiben Sie in Ihrer HLS, wie Sie die Anforderungen an das Qualitätsmanagement gemäß ISO 9001, das Energiemanagement gemäß ISO 50001 und das Informationssicherheitsmanagement gemäß ISO 27001 erfüllen.

Tipp: Über den Eigenschaftenbereich können Sie einzelne Informationen zu einzelnen Kapiteln anpassen und ergänzen. Wenn Ihr IMS sich z. B. zusätzlich auf Compliance bezieht, passen Sie die standardmäßige Bezeichnung von Kapitel 6 Planung für das QM-System entsprechend an.

Zusätzlich können sich Benutzer/-innen in den Verbesserungsprozess der HLS einbringen, indem sie einen Vorschlag einreichen oder eine Initiative erstellen.

Hinweis: In Prozessen können Sie über der Eigenschaft High Level Structure Link die HLS mit dem jeweiligen Prozess verknüpfen.

High Level Matrix

Im Bereich High Level Matrix verschaffen Sie sich einen Überblick, in welchen Bereichen Ihrer Organisation die Normanforderungen Ihrer Management-Systeme umgesetzt werden oder wurden. In der High Level Matrix sehen Sie alle Normkapitel, die in Aeneis hinterlegt sind, in einer Tabelle:

Hinweis: In Aeneis sind Normkapitel zur ISO 9001, ISO 27001, ISO 45001, ISO 14001, ISO 50001, VDA 6.3 und IATF 16949 standardmäßig hinterlegt.

Hinweis: Normkapitel werden im Auslieferungszustand ohne Inhalt abgebildet. Falls für Sie relevant, ergänzen Sie den Inhalt im jeweiligen Normkapitel im Attribut Beschreibung oder im entsprechenden SmartDoc zur Norm.

Tipp: Entfernen Sie Normkapitel, die Sie nicht benötigen, aus den Stammdaten, und erstellen Sie Normkapitel, die für Ihr IMS relevant sind.

Zu den Normkapiteln werden jeweils die Objekte angezeigt, die in Bezug zum jeweiligen Normkapitel stehen. Im Auslieferungszustand sind dies folgende Objekte:

Prozesse, die sich auf das Normkapitel beziehen
Dokumente, in der das Normkapitel umgesetzt wird
Organisationseinheiten, in der das Normkapitel umgesetzt wird
Rollen, die für die Umsetzung des Normkapitels verantwortlich sind
Audits, in der das Normkapitel überprüft wurde

Hinweis: Über die Eigenschaften der High Level Matrix können Sie über die Eigenschaft Spalten konfigurieren, welche Objekte in der Tabelle angezeigt werden, wenn ein Bezug zum jeweiligen Normkapitel besteht.